Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

1.1 Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Beratungsstelle:
Frauenberatungsstelle Meschede
Frauenzentrum Frauenzimmer e.V.
vertreten durch Katrin Peus
Ruhrplatz 2
59872 Meschede
Telefon: +49 (0) 291 52171
E-Mail: info(at)frauenberatung-hsk.de
www.frauenberatung-hsk.de

1.2 An wen kann ich mich wenden bei Fragen zum Datenschutz?

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:
Frauenberatungsstelle Meschede
Ruhrplatz 2
59872 Meschede
Telefon: +49 (0) 291 52171
E-Mail: datenschutz(at)frauenberatung-hsk.de
www.frauenberatung-hsk.de

1.3 Welche Daten werden verarbeitet?

Die Beratung erfolgt weitestgehend anonym. Dennoch kann die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht in allen Fällen ausgeschlossen werden:

Benutzername und optionale E-Mail-Adresse sowie ggf. Profilbild
Textnachrichten, Audio- und Videostream, ggf. Inhalte aus hochgeladenen Dateien
Uhrzeit gesendeter Nachrichten und Teilnehmer der Kommunikation
Inhalte in der von den Beraterinnen erstellten Beratungsdokumentation
IP-Adressen bei Verbindungsaufbau und Speicherung Protokolldateien

1.4 Was ist die Rechtgrundlage der Verarbeitung?

Ratsuchende: Behandlungsvertrag, berechtigtes Interesse
Erstellung von Nutzerkonten, Kommunikation mit Beraterinnen, Dokumentation der Beratung durch Beraterinnen aufgrund Behandlungsvertrag, welcher durch die Registrierung zu Stande kommt.
Aufbewahrung von Beratungsdokumentation und Speicherung von ehemals genutzten Benutzernamen aufgrund des berechtigten Interesses an der Erfüllung von Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bzw. Vorbeugung gegen Missbrauch.
Beraterinnen: Erforderlichkeit zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Technische Dienstleister: Auftragsverarbeitungsvertrag

1.5 Zu Welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Technische Bereitstellung, Absicherung und Wartung der Beratungsplattform
Verwaltung von Nutzerkonten
Kommunikation zwischen Ratsuchenden und Beraterinnen
Dokumentation von Beratungen
Erfüllung von Nachweis- und Aufbewahrungspflichten

1.6 An wen werden die Daten übermittelt?

Ausgewählte Beraterinnen und ggf. vom Ratsuchenden zugelassene Supervisoren in einer Beratungsstelle
Andere Ratsuchende im Falle einer Gruppenberatung
Administratorinnen in einer Beratungsstelle (eingeschränkt, kein Zugriff auf Beratungsdialoge oder Beratungsdokumentation)
Auftragsverarbeiter, die technische und organisatorische Betreuung wahrnehmen (eingeschränkt, kein Zugriff auf Beratungsdialoge oder Beratungsdokumentation)

1.7 Werden Daten in Drittstaaten übermittelt?

Nein. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

1.8 Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich erfolgt die Löschung von Beratungsdialogen, wenn Nutzer ihr Konto löschen. Inaktive Konten werden nach 12 Monaten gelöscht.
Vorhandene Daten in Backups werden nicht sofort gelöscht. Diese Daten werden spätestens nach 4 Wochen gelöscht.
Die Beratungsdokumentation wird nicht automatisch gelöscht, da seitens der Beratungsstelle Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen.
Benutzernamen werden nicht automatisch gelöscht, um mögliche Täuschungsversuche durch die erneue Verwendung ehemals genutzter Benutzernamen zu unterbinden.

1.9 Wie werden meine Daten geschützt?

Zum Schutz Ihrer Daten wurden technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen:

Technische Schutzmaßnahmen innerhalb der Anwendung Aygonet:
Übertragung jeglicher Daten ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (Transportverschlüsselung)
Passwörter werden vor der Speicherung durch ein sicheres Verfahren verschlüsselt
Verschlüsselung von Beratungsdialogen und Beratungsdokumentation vor der Speicherung durch ein kryptographisches Verfahren (Public-Private-Key-Verfahren), womit sichergestellt wird, dass Daten von Ratsuchenden nur von den Beraterinnen der Frauenberatungsstelle Meschede entschlüsselt werden können. Im Regelfall ist eine Entschlüsselung nur durch die jeweilige betreuende Beraterin vorgesehen, jedoch besteht zur Gewährleistung der Verfügbarkeit der Daten eine Möglichkeit zur Entschlüsselung aller Daten der Frauenberatungsstelle Meschede
Verschlüsselung hochgeladener Dateien vor der Speicherung.
Durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im Falle von Beratung per Videoanruf und Live-Chat
Es besteht eine verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung für Beraterinnen.
Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorinnen
Einschränkung des Zugriffs auf Serverinfrastruktur auf wenige Personen und einzelne IP-Adressen
Protokollierung von Zugriffen und systemrelevanter Ereignisse
Weiteres finden Sie im Whitepaper (https://aygonet.de/whitepaper)
Organisatorische Schutzmaßnahmen von Aygonet
Restriktives Rechte- und Rollenkonzept
Mandantenfähige Trennung der Anwendungsteile
Personalisierte Administratorinnen-Zugänge
Konzept zur Erkennung und Behandlung von Software-Schwachstellen
Geheimhaltungsverpflichtung von Mitarbeiten der Beratungsstelle und von Dienstleistern
Schulung von Mitarbeitern zum sicheren Umgang mit Daten
Weiteres finden Sie im Whitepaper (https://aygonet.de/whitepaper)

2. Ausführliche Datenschutzerklärung - Allgemeiner Teil

2.1 Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für das unter der Adresse *.aygonet.org erreichbare Angebot (im Folgenden: „Beratungsplattform“).

2.2 Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes finden sich in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

2.3 Name und Anschrift der Verantwortlichen
Verantwortliche im Sinne der DS-GVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Frauenberatungsstelle Meschede
Frauenzentrum Frauenzimmer e.V.
vertreten durch Katrin Peus
Ruhrplatz 2
59872 Meschede
Telefon: +49 (0) 291 52171
E-Mail: info(at)frauenberatung-hsk.de
www.frauenberatung-hsk.de
- im Folgenden: „die Verantwortliche“/„wir“/„uns“-

2.4 Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Als Datenschutzbeauftragte wurde benannt:

Frauenberatungsstelle Meschede
Ruhrplatz 2
59872 Meschede
Telefon: +49 (0) 291 52171
E-Mail: datenschutz(at)frauenberatung-hsk.de
www.frauenberatung-hsk.de

2.5 Grundsätze des Datenschutzes und Ihre Rechte
2.5.1 Begriffsbestimmungen
Diese Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verwendet wurden. Sie können die Begriffsbestimmungen im Amtsblatt der Europäischen Union einsehen.

2.5.2 Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Die nachfolgenden Grundsätze gelten für alle Verarbeitungsvorgänge, über die in dieser Datenschutzerklärung informiert wird:

2.5.2.1 Zweck und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur zu den festgelegten Zwecken erhoben. Der Umfang der Verarbeitung wird auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt.

2.5.2.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können verarbeitet werden, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

Einwilligung von Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
Erforderlichkeit für Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
Erforderlichkeit zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
Erforderlichkeit zum Schutze lebenswichtiger Interessen von Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DS-GVO)
Die Verarbeitung ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt erforderlich oder erfolgt in Ausübung öffentlicher Gewalt, die der Verantwortlichen übertragenen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Wahrung eines berechtigten Interesses unsererseits oder eines Dritten, soweit die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

2.5.2.3 Speicherdauer personenbezogener Daten
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen die Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

2.5.2.4 Empfänger von personenbezogenen Daten
Empfänger personenbezogener Daten von Betroffenen sind grundsätzlich nur die Verantwortliche und von ihm unter Einhaltung des Datenschutzrechts eingesetzte Auftragsverarbeiter. Eine Datenweitergabe an Dritte kann darüber hinaus erfolgen, wenn die Verantwortliche dazu kraft einer Erlaubnisnorm berechtigt oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Anordnungen verpflichtet ist.

2.5.2.5 Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten
Es erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten.

2.5.2.6 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling erfolgt nicht.

2.5.3 Rechte betroffener Personen
Betroffenen Personen stehen folgende Rechte zu:

2.5.3.1 Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)
Sie können Ihre einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

2.5.3.2 Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer oder Kriterien für diese, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch oder das Bestehen des Beschwerderechts verlangen. Weiterhin können Sie Informationen über die Herkunft von Daten verlangen, die nicht bei Ihnen erhoben wurden. Zudem können Sie verlangen darüber informiert zu werden, ob eine automatische Entscheidungsfindung besteht, ob Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden und auf Grundlage welcher Garantien dies erfolgt. Sie können eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, soweit dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

2.5.3.3 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke die Vervollständigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

2.5.3.4 Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Sie können die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, wenn der Zweck der Verarbeitung durch Zeitablauf oder andere Gründe entfallen ist, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprochen haben und keine vorrangigen Gründe für die Verarbeitung oder anderweitige Rechtsgrundlagen bestehen, die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung fehlt oder weggefallen ist und die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Sollten wir Ihre Daten öffentlich gemacht haben, so sind wir verpflichtet angemessene Maßnahmen zu unternehmen, jeden Empfänger darüber zu informieren, dass Sie die Löschung aller Links zu oder Kopien von den betreffenden personenbezogenen Daten verlangt haben.

2.5.3.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es der Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen; wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

2.5.3.6 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Sie haben ein Recht, die von Ihnen auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines mit uns geschlossenen Vertrages übermittelten personenbezogene Daten, die mithilfe automatisierter Verfahren verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden und es technisch machbar ist.

2.5.3.7 Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
Sie haben ein Recht, aus Gründen die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung zu widersprechen, die wir zur Wahrung unserer berechtigten Interessen durchführen, soweit wir keine zwingend schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Jederzeit haben Sie das Recht, Verarbeitungen zu widersprechen, die wir für Zwecke der Direktwerbung betreiben. Ihre Daten dürfen dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet werden.

2.5.3.8 Beschwerderecht (Art. 77 DS-GVO)
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt.

2.6 Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

3. Ausführliche Datenschutzerklärung - Besonderer Teil

3.1 Bereitstellung der Beratungsplattform
Im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen wir einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung der Beratungsplattform. Der Dienstleister ist zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften im gleichen Umfang verpflichtet wie wir und bietet die Gewähr für einen zuverlässigen und sicheren Umgang mit den Daten der Beratungsplattform. Personenbezogene Daten von Betroffenen, die über die Beratungsplattform erfasst werden, werden auf den Servern des Dienstleisters innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert. Die Speicherung der Daten erfolgt getrennt von anderen Anwendungen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Dienstleister erfolgt nur gemäß unseren Weisungen und soweit dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist.

3.2 Erhebung von Zugriffs- und Verbindungsdaten
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

3.2.1 Umfang der Verarbeitung
Folgende Daten können erhoben werden, sofern sie vom Browser übermittelt werden:

der verwendete Browsertyp und die Browserversion
das Betriebssystem
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
Adresse der zuvor aufgerufenen, verweisenden Seite einer Website
Adresse der aufgerufenen Seite unserer Website
die IP-Adresse des Nutzers
Von diesen Daten werden anschließend jedoch ausschließlich "Datum und Uhrzeit der Serveranfrage" und "Adresse der aufgerufenen Seite unserer Website" in Protokolldateien gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten Betroffener findet nicht statt.

3.2.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3.2.3 Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Betroffenen zu ermöglichen. Die Speicherung in Protokolldateien erfolgt zur Überwachung der Systemsicherheit und -stabilität.

3.2.4 Speicherdauer
Personenbezogenen Daten in Protokolldateien werden in der Regel nach 7 Tagen gelöscht. Nur in Ausnahmefällen werden die Daten zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke länger gespeichert.

3.2.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Es gelten die Regelungen des Art. 21 DS-GVO zum Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Basis einer Interessenabwägung stattfinden. Da diese Verarbeitungen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zwingend erforderlich sind, besteht in aller Regel keine Möglichkeit der Verarbeitung zu widersprechen.

3.3 Zuordnung von Sitzungen
Bei der Nutzung unserer Website können sogenannte Session-Cookies in Ihrem Browser gespeichert werden.

3.3.1 Umfang der Verarbeitung
Unser System weist Ihrem Browser eine zufällige eindeutige Kennung zu und speichert diese für die Dauer Ihrer Browser-Sitzung. Die Kennung wird in einem Cookie gespeichert und bei Aufrufen von Seiten unserer Website an unser System übermittelt. Die Kennung kann mit anderen Daten verknüpft werden, die wir über unsere Website erheben. Anhand der im Cookie gespeicherten Kennung ist keine Identifizierung Betroffener möglich. Das Cookie ist nur für unsere Seite gültig und kann nicht zur Nachverfolgung Ihrer Aktivitäten auf Seiten Dritter verwendet werden.

3.3.2 Speicherung und Zugriff auf Daten im Browser
Für die Zuordnung von Sitzungen können folgende Cookies in Ihrem Browser gespeichert und ausgelesen werden:

Bezeichnung
Funktionsdauer
Zugriffsmöglichkeit auf Seiten Dritter
Domain
Typ
__Secure-PHPSESSID
Session
Nein
*.aygonet.org
First-Party Cookie
KEY___Secure-PHPSESSID
Session
Nein
*.aygonet.org
First-Party Cookie
activeLng
13 Monate
Nein
*.aygonet.org
First-Party Cookie

3.3.3 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3.3.4 Zweck der Verarbeitung
Session-Kennungen werden dazu verwendet, um Anfragen systemseitig einem Browser zuordnen zu können. Die Zuordnung von Anfragen zu Browsern durch einen Server ist für die Zuordnung von Berechtigungen, Nutzung geschützter Bereiche, und Aufrechterhaltung von Anmeldungen erforderlich. Die Verarbeitung zu diesen Zwecken stellt ein berechtigtes Interesse dar.

3.3.5 Speicherdauer
Die Session-Daten werden nach Sitzungsende bzw. nach einer Stunde im Falle von inaktiven Sessions gelöscht.

3.3.6 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Es gelten die Regelungen des Art. 21 DS-GVO zum Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen die auf Basis einer Interessenabwägung stattfinden. Da diese Verarbeitungen zur Gewährleistung von Funktionen unserer Website zwingend erforderlich sind, besteht in aller Regel keine Möglichkeit der Verarbeitung zu widersprechen.

3.4 Nutzung der Beratungsplattform
Grundsätzlich ist die Beratungsplattform so konzipiert, dass weitestgehend auf die Verarbeitung personenbezogener Daten verzichtet wird. Dennoch kann in einigen Fällen die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht ausgeschlossen werden.

3.4.1 Umfang der Verarbeitung
Der Umfang der Verarbeitung richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck:

3.4.1.1 Erstellung eines Benutzerkontos
Für die Nutzung der Beratungsplattform ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Folgende Angaben werden erhoben:

Benutzername
Passwort
E-Mail-Adresse - freiwillig
Diese Angaben sind nach dem Login jederzeit anpassbar.

3.4.1.2 Zurücksetzen des Benutzer-Passwortes
Ein Zurücksetzen des Passwortes ist nur möglich, wenn bei der Registrierung eine E-Mail-Adresse angegeben wurde. In diesem Fall können Benutzer mittels der Passwort-Zurücksetzen-Funktion einen Wiederherstellungslink per E-Mail anfordern. Nach Aufruf des übersandten Links kann ein neues Passwort vergeben werden.
Konten für Beratende, müssen anschließen durch eine Administratorin freigeschaltet werden. Für einen Zugriff auf vorherige Beratungsverläufe, bedarf es anschließend noch der Eingabe des zuvor erstellten QR Codes.
Konten Ratsuchender, können ausschließlich durch die Beraterinnen freigegeben und neu verschlüsselt werden.
Das Schreiben neuer Nachrichten ist für beide Rollen auch vor der Entschlüsselung der Verläufe möglich.

3.4.1.3 Erstanfrage und laufende Beratung
Nachdem Sie sich auf der Beratungsplattform registriert haben, können Sie eine erste Nachricht an die Beratungsstelle senden. Da zu diesem Zeitpunkt noch keine persönliche Zuweisung stattgefunden hat, können alle Beraterinnen der Beratungsstelle Ihre Nachricht einsehen. Sobald eine Beraterin die Beratungsanfrage angenommen hat, sind Ihre Nachrichten im Regelfall nur für diese ausgewählte Beraterin einsehbar. Um die Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen, besteht eine Wiederherstellungsmöglichkeit für alle Daten der Beratungsstelle. Von dieser Möglichkeit wird nur in begründeten Ausnahmefällen Gebrauch gemacht. Alle Nachrichten, die Sie mit Ihrer Beraterin über die Beratungsplattform austauchen werden vor der Speicherung verschlüsselt. Metadaten, wie die Angabe der beteiligten Nutzernamen und Zeitstempel von Nachrichten werden unverschlüsselt gespeichert.

3.4.1.4 Beratungsdokumentation
Während der Beratung wird Ihre Beraterin in der Regel den Beratungsverlauf dokumentieren. Die Beratungsdokumentation wird in einem nur für die jeweilige Beraterin einsehbaren Bereich der Beratungsplattform erstellt und verschlüsselt abgespeichert.

3.4.1.5 Übertragung von Beratungen
Es kann vorkommen, dass während einer laufenden Beratung eine Beraterin ausscheidet oder aus anderen Gründen die Beratung nicht fortsetzen kann. In diesem Fall kann die laufende Beratung mit Ihrer Zustimmung übertragen werden. Vor Ihrer Zustimmung zur Übertragung sind die bisherigen Nachrichten des Beratungsdialogs und die Beratungsdokumentation nicht für die andere Beraterin sichtbar. Innerhalb der Beratungsplattform wird Ihnen die Anfrage zur Übertragung der Beratung, der Name der alten und der neuen Beraterin sowie die erfolgreiche Übertragung angezeigt.

3.4.1.6 Supervision
Die Beratungsplattform bietet Ihnen und Ihrer Beraterin die Möglichkeit, während einer laufenden Beratung eine weitere Beraterin hinzuzuziehen, z.B. in Konfliktsituationen. Die Teilnahme des Supervisors erfolgt nur nach Ihrer Zustimmung. Die Anfrage, Freigabe, Annahme und Teilnahme des Supervisors wird Ihnen im Beratungsdialog automatisch angezeigt. Nach Beendigung der Supervision hat diese Person keinen Zugriff mehr auf den Beratungsdialog.

3.4.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Beratung von Ratsuchenden ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO und der durch die Registrierung bei der Beratungsplattform zu Stande gekommene Behandlungsvertrag mit der Verantwortlichen. Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten während der Beratung stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO. Diese Daten werden ausschließlich von Fachpersonal verarbeitet, die einer Geheimhaltungspflicht iSd Art. 9 Abs. 3 DS-GVO unterliegen. Die dauerhafte Speicherung von ehemals verwendeten Benutzernamen erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3.4.3 Zweck der Verarbeitung
Ihre Daten werden zum Zweck der Beratung und Erfüllung des Behandlungsvertrages verarbeitet. Benutzernamen von gelöschten Benutzern werden aufgrund des berechtigten Interesses an der Vorbeugung gegen Täuschungsversuche durch Wiederverwendung der Benutzernamen von gelöschten Benutzerkonten verarbeitet.

3.4.4 Speicherdauer
Grundsätzlich bleiben Ihre Daten gespeichert, bis Sie Ihr Benutzerkonto selbst löschen. Von der Löschung ausgenommen sind die Beratungsdokumentation sowie der Benutzername. Die Löschfrist für inaktive Konten beträgt 12 Monate.

3.4.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Nutzung der Beratungsplattform zu beenden und können Ihr Benutzerkonto selbst löschen, indem Sie die entsprechende Option in den Kontoeinstellungen aufrufen. In diesem Fall werden Ihr Benutzerkonto und alle von Ihnen gesendeten Nachrichten unmittelbar gelöscht. Von der Löschung nicht umfasst sind die Angabe des Benutzernamens, welcher dauerhaft gespeichert wird sowie die Aufzeichnungen in der Beratungsdokumentation.